Gerencia de proyectos

Publicado en por administrativoselioyanez.over-blog.es

imagen-8.jpg

 

Republica Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental "Simón Rodríguez"

Curso: Modelos Administrativos

                                                  Sección: A

 

 

 

Modelos Administrativos

Gerencia de Proyectos

 

 

 

Facilitador:                                                                                       Participante:                                   Yelitze Quintero.                                                     Rosa Bravo               16.461.175   

                                                                                  Heidi González        13.852.912

                                                                                  Yeinnis Olivares      15.942.308

                                                                                  Mayerling Sánchez            18.331.391                                                              

                                                           

                                                                   

                                                                   

 

 

Caracas 20 de  Octubre de 200

Introducción

 

 En el presente trabajo de Investigación hicimos un análisis de la Gerencia de Proyecto y profundizamos en la utilidad que nos ofrece a los estudiantes de carreras administrativas esta técnica puesto que la Gestión  de proyectos nos ayuda a organizar y administrar los recursos con la menor implementación de recursos con la finalidad de obtener resultados más efectivos y más eficaces. De igual manera efectuamos una sinopsis de los inicios de la gerencia de proyecto y de cómo se dieron los primeros pasos de estas metodologías y practicas aplicadas en este campo. Saber y conocer la gestión de proyectos nos ayuda a desarrollar una buena gestión y nos ayuda a llevar a cabo una labor más sencilla en el ámbito organizacional. Otra de las ventajas de esta práctica es que nos ayuda a tener una visión más amplia de un proyecto y como gerentes o líderes nos enseña a trasmitir cualquier proceso de cambio con una atmosfera más estable.  En este trabajo de gestión de proyecto analizamos estos procesos como un conjunto de pasos y metodologías que son requeridos en las organizaciones modernas con la finalidad de asegurar la terminación oportuna de un proyecto. Y en esta área de conocimiento se incluyen aspectos como planeación del alcance y control del cambio puntos importantes para emprender una buena gestión organizativa. Debido a esto le invitamos al lector a conocer las interminables ventajas que nos ofrece conocer y manejar las practicas de una buena gerencia de proyecto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gerencia de Proyectos

 

1.   Concepto de Gerencia de Proyecto:

 

Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio.

 

La Gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos predefinidos.

 

 

2.   Historia de la Gerencia de Proyectos

 

·        En la primera mitad del Siglo XX:

 

Los proyectos eran administrados con métodos y técnicas informales, basadas en una representación gráfica del tiempo, basadas también en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. Gráficos Gantt.

 

·        Años 50

 

Se desarrollaron en estados unidos dos modelos matemáticos:

 

a.   Pert (Program evaluation and review technique) técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la marina.

b.   CPM (Critical path methud, método de ruta crítica, desarrollado por Dupond y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas).

 

Estos dos modelos son hasta la fecha, la base metodológica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.

 

En 1969, se formo el PMI (Project management Institute, Instituto de Gerencia de Proyectos), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las mismas bases metodológicas y herramientas. Es esta organización la que dicta los estándares en esa materia.

3.   Aplicaciones de Gestión de Proyectos.

 

Un buen proyecto necesita de una buena Gestión para que se lleve a cabo con eficiencia. Para que la gestión sea más sencilla existen unas aplicaciones que nos ayudan a llevar a cabo esta labor.

 

Alguna de las aplicaciones pueden ser:

 

a.   Open Workbench: aplicación de escritorio para Windows con lo que se puede planificar proyectos, programarlos, administra recursos, revisar los proyectos.

 

b.   Gantt Project: También de escritorio, desarrollada en Java, nos permite dividir nuestros proyectos en un árbol de tareas y asignar recursos humanos a cada una de ellas, establecer dependencias entre tareas, generar informes PDF, y HTML, intercambiar datos con Ms Project y hojas de cálculo.

 

c.   Dot Project: aplicación Web desarrollado en PHP y MYSQL, permite la administración de usuarios, sistemas de tickets por email, administración de clientes y empresas, listado de proyectos, listado de tareas, listado de contactos, calendario y mucho más.

 

d.   Kplato: aplicación de escritorio para KDE del proyecto koffice, permite visualizar recursor, cuentas, tareas y más.

 

e.   Task Juggler: aplicación de escritorio para Linux que nos permite administrar tareas, recursos y costos, resuelve conflicto de tareas, informe con todos los datos que necesitas, plantillas desde las que empezar, número ilimitado de scenarios y análisis de riesgo, entre otras cosas.

 

4.   Caracteristicas de liderazgo en un gerente de Proyecto

 

·        Habilidad para definir una visión y transmitirla: ¿Cuál es el escenario B que busca nuestro proyecto?, ¿Cómo llegamos a él?

·        Habilidad para Motivar: ¿Cómo hacer para que los accionistas del proyecto se muevan hacia el escenario B?

·        Rebeldía hacia el status que: ¿Por qué el escenario A es bueno? ¿Por qué nos conformamos, porque no queremos cambiar?

·        Persistencia y a veces terquedad: un problema en el camino no significa parar el proyecto. Seguir el objetivo original, pegarse al plan, cumplirlo.

·        Convivencia con la incertidumbre y el riesgo: siempre hay algo que no es ideal, siempre hay un riesgo, siempre hay algo imperfecto.

·        Creación de una atmósfera de colaboración: Creatividad, tormenta de ideas, resolución de problemas, trabajo en equipo.

·        Flexibilidad: Nunca se sigue al 100% el plan original, siempre hay desvíos, hay que ser flexibles.

·        Adaptabilidad: el escenario cambia, las reglas del juego cambian día a día. Convivir con el cambio, adaptarse al nuevo medio ambiente del proyecto.

 

¿Por qué muchas veces no se le da al liderazgo la importancia que se merece?

 

Existen tendencias a seleccionar a los gerentes de proyecto solamente por sus habilidades técnicas.

 

Si bien la experiencia y el conocimiento son muy importantes, nunca pueden remplazar a la función del líder.

 

Las organizaciones confunden gerenciamiento con liderazgo.

 

Gerencia el ciclo de vida del proyecto es estructurar, planificar, controlar y concluir exitosamente un proyecto. Liderar es definir una visión y ayudar a todos los involucrados a implementarla.

 

5.   Tipos de Gerencia por Proyecto

 

a.   Gerencia de la integración del proyecto:

 

Un subconjunto de la gerencia de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que los varios elementos del proyecto estén coordinados correctamente. Esta área de conocimiento consta de algunos aspectos como lo son: desarrollo del plan de proyectos, integrar y coordinar todo el proyecto, planear y crear un documento constante, coherente.

 

b.   Gerencia de alcance de proyecto:

 

Consiste en un subconjunto de la Gerencia de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solamente trabajo requerido para terminar el proyecto con éxito. Esta área de conocimiento incluye aspectos como:

 

Iniciación: Autorizar el proyecto o la fase.

 

Planeamiento del alcance: desarrollar una declaración escrita del alcance como la base para las decisiones futuras del proyecto.

 

Definición del Alcance: subdividir los delibérales principales del proyecto en componentes más pequeños, más manejables.

 

Verificación del Alcance: formalización de la aceptación del alcance del proyecto.

 

Control del cambio del alcance: cambios que controlan al alcance del proyecto.

 

c.   Gerencia de tiempo del proyecto:

 

Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurar la terminación oportuna del proyecto. Esta área del conocimiento incluye aspectos como:

 

Actividad que ordena: identificando y documentación de dependencias de la interactividad.

 

 

Duración que Estima: estimando el número de los periodos del trabajo que serán necesarios para terminar actividades individuales.

 

Desarrollo del horario: analizar secuencias de la actividad, duraciones de la actividad, y requisitos de recurso de crear el horario del proyecto.

Control de la actividad del horario: cambios que controlan al horario del proyecto.

 

d.   Gerencia del costo del proyecto

 

Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto este terminado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en:

 

Planeamiento de recursos: determinando que recursos (gente, equipo, materiales) y qué cantidades de cada uno se deben utilizar para realizar actividades del proyecto.

 

Costo estimado: desarrollar una aproximación (estimación) del costo de los recursos necesito terminar actividades del proyecto.

 

Costo del presupuesto: asignación de la valoración de costos total a las actividades individuales del trabajo.

 

Control de costos: cambios que controlan al presupuesto de proyecto.

 

e.   Gerencia de la calidad del proyecto:

 

Un subconjunto de la gerencia del proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto satisfaga las necesidades para las cuales fue emprendido. Consiste en:

 

Planeamiento de la calidad: identificando que los estándares de calidad son relevantes al proyecto y a determinar como satisfacerlos.

 

Garantía de calidad: funcionamiento total de evaluación del proyecto sobre una base regular para proporcionar confianza que el proyecto satisfaga los estándares de calidad relevantes.

 

Control de Calidad: la supervisión de proyecto especifico resulta para determinarse si se conforman con estándares e identificar relevantes de calidad maneras de eliminar causas del funcionamiento insatisfactorio.

 

f.     Gerencia de recursos humanos del proyecto

 

Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para hacer el uso más eficaz de la gente implicada con el proyecto. Se comprende de: planeamiento organizacional: identificando, documentando, y asignando papeles del proyecto, responsabilidades, y relaciones de divulgación.

 

Adquisición del personal: conseguir los recursos humanos necesarios para trabajar en el proyecto.

 

Desarrollo de la organización del equipo: habilidades del individuo que se convierten y del grupo para realzar funcionamiento del proyecto.

 

g.   Gerencia de comunicaciones del proyecto

 

Un subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la colección, la difusión, el almacenaje, y la ultima disposición de la información del proyecto. Aspectos importantes:

 

Planeamiento de comunicaciones: determinación de la información y de las necesidades de comunicaciones de los tenedores de apuestas: quién necesita qué información, cuando el la necesitará, y cómo les será dada.

 

Distribución de la información: haciendo a la información necesaria, disponible para proyectarla a tenedores de apuestas de una manera oportuna.

 

Funcionamiento de reportes: recogiendo y diseminación de la información del funcionamiento. Esto incluye el pronóstico, la divulgación del estado, medida del progreso del proyecto.

 

Cierres administrativos: generando, recolectando, y diseminando la información para formalizar la terminación de la fase o del proyecto.

 

h.   Gerencia de riesgos del proyecto

 

Es el proceso sistemático de identificar, de analizar y de responder al riesgo del proyecto. Incluye la maximización la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos positivos y de reducir al mínimo de la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos adversos de proyectar objetivos. En esta área se enfocan aspectos como:

 

Planeamiento de la gerencia de riesgo: decidiendo cómo acercar y planear a las actividades de la gerencia de riesgo para un proyecto.

 

Identificación del riesgo: determinándose que riesgos pudieron afectar el proyecto y la documentación de sus características.

 

Análisis cualitativo del riesgo: la ejecución de un análisis cualitativo de riesgos y las condiciones  para dar la prioridad afecta los objetivos del proyecto.

 

Análisis cuantitativo del riesgo: midiendo la probabilidad y las consecuencias de riesgos y de estimar sus implicaciones para los objetivos del proyecto.

 

Planeamiento de la respuesta del riesgo: procedimientos y técnicas que se convierten para realzar oportunidades y para reducir amenazas del riesgo a los objetivos del proyecto.

 

Riesgo que se supervisa y se controlan: supervisando riesgos residuales, identificando los nuevos riesgos que ejecutan planes de la reducción del riesgo, y la evaluación de su eficacia a través del ciclo vital del proyecto.

 

 

 

 

 

i.     Gerencia de consecución del proyecto

 

Un subconjunto de la gerencia de proyectos que incluye los procesos requeridos para adquirir mercancías y los servicios para lograr alcance del exterior de la organización de ejecución. Consiste en:

 

Planeamiento de la consecución: determinación qué procurar y cuando.

 

Planeamiento de la solicitación: documentando requisitos del producto e identificar fuentes potenciales. Solicitación: citas, ofertas, ofertas como apropiado.

 

Elección de las fuentes: el elegir entre de vendedores potenciales.

 

Administración del contrato: manejo de la relación con el vendedor.

 

Liquidación del contrato: la terminación y el establecimiento del contrato, incluyendo la resolución de cualesquiera abren artículos. La afirmación de que la gerencia es responsable del éxito o el fracaso de un negocio nos dice por qué necesitamos una gerencia, pero no nos indica cuando ella es requerida. Siempre que algunos individuos formen un grupo, el cual, por definición, consiste de más de una persona, y tal grupo tiene un objetivo, se hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr dicho objetivo. Los integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las metas del grupo, y la gerencia debe proveer liderato, dirección y coordinación de esfuerzos para la acción del grupo. De esta manera, la cuestión cuándo se contesta al establecer que la gerencia es requerida siempre que haya un grupo de individuos con objetivos determinados.

 

 

 

 

 

 

6.   Fases de la Gerencia de Proyecto.

 

Iniciación: define y autoriza el proyecto o una fase.

 

El grupo de procesos de iniciación se compone de procesos que facilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.

Los procesos de iniciación, por lo general, se realizan fuera del ámbito de control de proyectos por la organización, lo cual puede hacer indefinidos los límites del proyecto en lo que se refiere a entradas iniciales del proyecto.

 

Planeación: defina y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

Upo de procesos de planeación, y los procesos e interacciones que lo componen, para planear y gestionar con éxito un proyecto para la organización.

Los procesos de planeación desarrollan el plan de gestión del proyecto. Estos procesos también identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del proyecto y planean las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto.

 

Ejecución: Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión de proyecto.

El grupo de procesos de ejecución se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.

Este grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto.

Este grupo de procesos también aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados.

 

Seguimiento y control: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto.

 

 

Grupo de procesos de seguimiento y control: se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto.

El beneficio clave de este grupo de procesos es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto.

 

Cierre: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y terminar ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

 

El grupo de procesos de cierre incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado.

 

 

7.   Ventajas y desventajas de la Gerencia de proyectos.

 

VENTAJAS:

 

·        Permite aumentar la eficiencia en términos de tiempo de ejecución, alcance, especificaciones de calidad, beneficios y costos, acorde con el presupuesto aprobado.

·        Admite optimizar y crear mayor eficiencia en las empresas que exigen un desarrollo especial para conseguir el crecimiento deseado y esperado. Los resultados se ven reflejados en la disminución de costos en términos de tiempo, alcance, objetivos y en las utilidades del negocio.

·        Todos los proyectos por insignificantes que parezcan tienen grados de riesgo pero con la gerencia de proyectos existe la posibilidad de planificar, identificar, analizar cualitativamente y cuantitativamente el riesgo por medio de escenarios con niveles de probabilidades, análisis de sensibilidad, de los valores monetarios esperados basados en la toma de decisiones.

 

 

 

DESVENTAJAS:

 

·        Riesgo en la productividad del trabajo por inconsistencia en la distribución del mismo.

·        Difícil organización para la calendarización de las actividades con relación a la capacidad de los miembros integrantes de equipo.

·        Riesgo de no alcanzar los objetivos ni las metas establecidas debido a la rigidez de los plazos y por la cultura informática por parte de los usuarios.

·        Posibilidad de fraude sobre las metas y recursos del proyecto.

 

8.   Procesos Vs Proyectos.

 

Proyectos:

 

Es entendido como el “esfuerzo que se hace para crear un producto o servicio, u obtener un resultado.

 

Procesos:

   Los procesos en cambio son esfuerzos que se repiten y mantienen la continuidad operativa de la empresa.

 

9.   Cuando usar la Gerencia de Proyecto

 

·        Cambios de estructura, estilo de organización equipo de trabajo.

·        Implementación de nuevos procesos o procedimientos de negocio.

·        Responder a una solicitud de mercado.

·        Desarrollo de nuevos productos o servicios.

·        En general: para lograr los objetivos al emprender cualquier proyecto.

 

 

 

 

 

 

Conclusión

 

Una vez concluido este investigación pudimos comprender de manera mas amplia y amena la interminables ventajas que nos ofrece la Gestión de proyecto supimos comprender el alcance de ser un buen gerente y de ser un buen líder y aprender a distinguir dentro de el ambiente organizacional cuando se es requerido un procesos de cambio. Esta Metodología nos ofrece una serie de pasos como el Planeamiento de recursos con la finalidad de darle una mejor y mas oportuna implementación con el mínimo o sin el menor desperdicios, cabe destacar que cuando nos referimos a recurso hablamos de  Gente, Equipos, materiales y tiempo además de esto analizamos en el anterior trabajo puntos relevantes como el costo estimado de un proyecto, costo de presupuesto, y por ultimo los controles que se tienen que aplicar una vez se inicie un proyecto o concluya una gestión de proyecto. Si se digiere bien este tema como administradores lograremos ser efectivos y eficientes a la hora de que tengamos que planear, integrar y ejecutar la puesta en marcha de cualquier proyecto.

 

Etiquetado en Exposicion 8

Para estar informado de los últimos artículos, suscríbase:

Comentar este post